Política tratamiento de datos

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS – PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES 

INTRODUCCIÓN. 

1.ASPECTOS GENERALES. 

1.1. DERECHO DE HABEAS DATA. 

1.2. OBJETO. 

1.3. ÁMBITO DE APLICACIÓN. 

1.4. ALCANCE. 

1.5. DEFINICIONES.

2.PRINCIPIOS RECTORES. 

2.1. PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. 

2.2. PRINCIPIO DE FINALIDAD. 

2.3. PRINCIPIO DE LIBERTAD. 

2.4. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD. 

2.5. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA. 

2.6. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA. 

2.7. PRINCIPIO DE SEGURIDAD. 

2.8. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD. 

2.9. PRINCIPIO DE NECESIDAD Y PROPORCIONALIDAD. 

2.10. PRINCIPIO DE TEMPORALIDAD O CADUCIDAD. 

2.11. INTERPRETACIÓN INTEGRAL DE LOS DERECHOS CONSTITUCIONALES.

3.DERECHOS DE LOS TITULARES E IDENTIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS. 

3.1. DERECHOS DE LOS TITULARES. 

3.2. AUTORIZACIÓN. 

3.3. IDENTIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS. 

3.4. FINALIDAD. 

3.5. VIGENCIA. 

3.6. CANALES DE SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN.

4.OBLIGACIONES. 

4.1. DEBERES EN CALIDAD DE RESPONSABLE. 

4.2. DEBERES EN CALIDAD DE ENCARGADO. 

4.3. NIVEL DE MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADO AL TRATAMIENTO. 

4.4. PREVISIONES CONTRACTUALES.

5.PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES. 

5.1. CONSULTAS. 

5.2. RECLAMOS. 

5.3. QUEJAS ANTES LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO. 

5.4. PERSONA O DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS. 

5.5. LEGISLACIÓN NACIONAL VIGENTE. 

5.6. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO. 

POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS 

Kamex International S.A.S., Empresa de productora y comercializadora de productos ortopédicos y servicios de atención a usuarios que requieren todo tipo de prótesis o ayudas de movilidad, actuando como responsable del tratamiento de datos personales y en cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, por medio de esta Política de Privacidad y Protección de datos garantiza a cualquier cliente, usuario, pacientes o visitante de nuestro establecimiento o sitio web la respectiva protección de la información personal otorgada a la Compañía, por lo cual informamos a los clientes y usuarios que: 

Los datos personales que sean facilitados por los clientes, usuarios o visitantes a través de los distintos canales y contacto con Kamex International S.A.S que se conserven en las bases de datos de la Compañía, tienen como objetivo la gestión y seguimiento de los resultados de la actividad comercial y prestación de servicios y a responder a las peticiones de parte de los clientes, usuarios, pacientes o visitantes. 

Para dar cumplimiento a los propósitos del Régimen General de Protección de Datos Personales establecido en la normatividad vigente, Kamex International S.A.S., ha establecido la presente política de Privacidad y Protección de Datos; la cual se aplicará a la información que repose en las bases de datos de nuestra Compañía y que sea recolectada en el desarrollo del servicio prestado, así como los mecanismos dispuestos para el ejercicio de sus derechos como presentación de quejas y reclamos por medio del Web Site u otros medios que permitan su acceso al servicio. 

Por lo anterior, Kamex International S.A.S, garantiza la sustentación de las medidas de seguridad de carácter técnico y administrativo, necesarios para garantizar la seguridad de sus datos de carácter personal y evitar la alteración, pérdida, tratamiento y/o acceso no autorizado, todo ello según lo previsto en la normativa vigente en Colombia. En caso de que un cliente, usuario y/o paciente desee ejercer su derecho como titular de la información, podrá solicitarla de manera escrita por medio de una comunicación en cualquiera de los puntos de atención de la Compañía, así como la actualización y rectificación de sus datos personales en el sistema de Kamex International S.A.S cuando así lo requiera. 

1. ASPECTOS GENERALES 

1.1. DERECHO DE HÁBEAS DATA. 

El Art.15 de la C.P. establece el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos tanto de entidades públicas como privadas. Así mismo, y de acuerdo con la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, este derecho comprende otras facultades como las de autorizar el Tratamiento, incluir nuevos datos o excluirlos o suprimirlos de una base de datos o archivo. 

Este derecho fue desarrollado de manera jurisprudencial desde el año 1991 hasta el año 2008, en el cual se expidió la Ley Especial de Hábeas Data, que regula lo que se ha denominado como el “hábeas data financiero”, entendiéndose por éste el derecho que tiene todo individuo a conocer, actualizar y rectificar su información personal, comercial, crediticia, y financiera contenida en centrales de información públicas o privadas, que tienen como función recopilar, tratar y circular esos datos con el fin de determinar el nivel de riesgo financiero de su Titular. Esta Ley Especial considera como Titular de la información tanto a las personas naturales como jurídicas. 

Posteriormente, el 17 de octubre del año 2012 se expidió la Ley 1581 “General de Protección de Datos Personales”, que desarrolla el derecho de Hábeas Data desde una perspectiva más amplia que la financiera y crediticia mencionada anteriormente. De tal manera, que cualquier Titular de datos personales tiene la facultad de controlar la información que de sí mismo ha sido recolectada en cualquier base de datos o archivo, administrado por entidades privadas o públicas. Bajo esta Ley General es Titular la persona natural. Solamente, en situaciones especiales previstas por la Corte Constitucional en la Sentencia C- 748 de 2011, podría llegar a serlo la persona jurídica. 

El 27 de junio de 2013 fue expedido el Decreto 1377 de 2013 que reglamentó parcialmente la Ley 1581 de 2012. 

1.2. OBJETO. 

El presente manual tiene por objeto definir las políticas y procedimientos que debe seguir Kamex International S.A.S, con respecto al manejo de la información personal en observancia de los planteamientos constitucionales, legales y jurisprudenciales de Colombia. El Manual contiene etapas, documentos, obligaciones, instrucciones, controles y garantías que gobernarán el desarrollo de las actividades de Kamex International S.A.S en materia de captura y tratamiento de información personal. En ese sentido, el Manual busca detallar los procesos a agotar, con el fin de constituir una herramienta de conocimiento y consulta para los trabajadores de Kamex International S.A.S. 

1.3. ÁMBITO DE APLICACIÓN. 

La Política será aplicable a las bases de datos que se encuentren bajo la administración de Kamex International S.A.S, o sean susceptibles de ser conocidas por ésta en virtud de las relaciones comerciales desarrolladas con las demás entidades que hacen parte de la Compañía, en virtud de las relaciones comerciales desarrolladas a través de alianzas comerciales o de convenios. En el primer caso Kamex International S.A.S actuará como responsable, en los demás casos podría tener la calidad de Encargado o de Responsable, dependiendo de si los recibe de un tercero o ella misma los recaba. Así mismo, la política será aplicable cuando el tratamiento de los datos se efectúe en territorio colombiano. Así como, cuando el Responsable o el Encargado del Tratamiento no resida en Colombia pero en virtud de normas internacionales o tratados le sea aplicable la legislación Colombiana. 

1.4. ALCANCE. 

Todos los funcionarios de Kamex International S.A.S quedan cubiertos bajo esta política. Kamex International S.A.S adelantará las campañas pedagógicas y de capacitación requeridas, para que las áreas que tienen un mayor nivel de interacción con la administración de datos personales, conozcan la nueva Ley y las disposiciones adoptadas para asegurar su cumplimiento. Así mismo, a los Aliados Comerciales, Proveedores y Contratistas que tengan acceso a los datos personales de Titulares que los hayan suministrado a Kamex International S.A.S, se les exigirá el cumplimiento de la Ley y de esta política. 

1.5. DEFINICIONES. 

Con el fin que los destinatarios de esta política tengan claridad sobre los términos utilizados a lo largo de la misma, a continuación, se incluyen las definiciones que trae la Ley General, así como las referidas a la clasificación de los datos de acuerdo con la Ley 1266 de 2008. 

Autorización: Consentimiento, previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. 

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento, tanto por entidades públicas como privadas. Incluye aquellos depósitos de datos que constan en documentos y que tienen la calidad de archivos. 

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 

Clasificación de los datos bajo la Ley 1266 de 2008: Privados, semiprivados y públicos. El dato privado es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular. 

El dato semiprivado es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere la Ley Especial. 

El dato público es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados de conformidad con la Ley Especial. La Ley Especial incluyó como ejemplo de este tipo de datos los relativos al estado civil de las personas, los que consten en documentos públicos y en sentencias ejecutoriadas. El Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012, incluyó en adición a los anteriores los referidos a la profesión u oficio, a la calidad de servidor público o comerciante 

Clasificación de los datos bajo la Ley General: Sensibles y Públicos. 

Los datos sensibles son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. 

El dato público en ambas leyes ha sido definido de manera residual, como aquel que no es semiprivado, privado o sensible. 

Por su parte, el decreto 1377 reglamentario de la ley 1581, adicionó a los ejemplos ya mencionados por la Ley Especial, los referidos a la profesión u oficio, a la calidad de comerciante o de servidor público, y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Así mismo, señaló que estos datos por su naturaleza pueden estar contenidos en registros públicos, gacetas y boletines oficiales, entre otros. 

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. 

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. 

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. 

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso o circulación. 

2. PRINCIPIOS 

Es un compromiso de Kamex International S.A.S, el entender y desarrollar de manera armónica los principios establecidos en la Ley General. 

A continuación, se relacionan los principios contenidos en la Ley General: 

2.1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen; 

2.2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular; 

2.3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; 

2.4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; 

2.5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan; 

2.6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley; 

2.7.Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; 

2.8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma; 

2.9. Necesidad y proporcionalidad. Los datos personales registrados en una base de datos deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento, informadas al titular. En tal sentido, deben ser adecuados, pertinentes y acordes con las finalidades para los cuales fueron recolectados; 

2.10. Temporalidad o caducidad. El período de conservación de los datos personales será el necesario para alcanzar la finalidad para la cual se han recolectado; 

2.11. Interpretación integral de derechos constitucionales. La Ley 1581 de 2012 se interpretará en el sentido de que se amparen adecuadamente los derechos constitucionales, como son el hábeas data, el derecho al buen nombre, el derecho a la honra, el derecho a la intimidad y el derecho a la información. Los derechos de los titulares se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los demás derechos constitucionales aplicables. 

LA COMPAÑÍA en desarrollo del principio de legalidad velará porque los datos sean adquiridos, tratados y manejados de manera lícita. Así mismo, cuando actúen como Responsable del Tratamiento, es decir cuando estén frente a un Titular que va a adquirir la calidad de Cliente, Usuario, Paciente o Visitante, le informará a éste de manera clara, suficiente y previa acerca de la o las finalidades de la información a ser suministrada. En el evento en que la finalidad cambie o se modifique de tal manera que el Titular de manera razonable no lo espere, le informará a éste de manera previa, con el fin de obtener de nuevo su consentimiento. 

En desarrollo del principio de racionabilidad y proporcionalidad, recaudarán los datos que sean estrictamente necesarios para llevar a cabo las finalidades perseguidas y los conservarán por el tiempo necesario para cumplir con la finalidad con que se han registrado, observando en todo momento los términos especiales establecidos por la ley en aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Igualmente, respetarán la libertad que tiene el Titular para autorizar o no el uso de sus datos personales, y en consecuencia, los mecanismos que utilicen para obtener el consentimiento le permitirán al Titular manifestar de manera inequívoca que otorga tal autorización. Informarán al Titular acerca del Tratamiento que le dará a sus datos, de tal manera que para éste sea claro que si su voluntad es contratar el servicio ofrecido debe aportar información veraz y actualizada. 

3. DERECHOS DE LOS TITULARES E IDENTIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS 

3.1. DERECHOS DE LOS TITULARES. 

a) Dirigirse a Kamex International S.A.S, a través de los canales establecidos, los cuales se indican en el Aviso de Privacidad, que se adjunta como anexo del presente Manual, con el fin de conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; 

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a Kamex International S.A.S salvo cuando, de acuerdo con la Ley, el Tratamiento que se está realizando no lo requiera; 

c) Ser informado por Kamex International S.A.S, previa solicitud efectuada a través de los canales dispuestos por ésta, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales; 

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley General y sus decretos reglamentarios; 

e) Revocar, en aquellos casos que no se enmarcan bajo la Ley Especial de Hábeas Data Financiero y en los que no se refiere a datos esenciales o propios del contrato suscrito la autorización; y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales; 

f) Acceder en forma gratuita, a través de los canales dispuestos por Kamex International S.A.S, a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. 

3.2. AUTORIZACIÓN. 

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: 

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; 

b) Datos de naturaleza pública; 

c) Casos de urgencia médica o sanitaria; 

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; 

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas, Kamex International S.A.S, cuando se encuentre frente a alguna de estas situaciones lo dejará claramente revelado y en todo caso cumplirá con las demás disposiciones contenidas en la ley. 

Los textos de las autorizaciones a ser puestas a disposición de los Titulares de los datos, serán claros, e indicarán los requisitos establecidos por la Ley 1266 de 2008, cuando corresponda, como por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 Por lo anterior, se procurará reseñar de manera separada lo pertinente a ambas regulaciones, de tal manera que no haya lugar a confusión por parte del Titular sobre los derechos que le asisten bajo cada una de ellas. 

En el aparte de la Autorización correspondiente a la inclusión de los aspectos señalados por la Ley General se indicará, la finalidad o finalidades perseguidas con el Tratamiento, el tipo de Tratamiento a ser efectuado, la identificación, dirección física o electrónica a la que podrá dirigirse el Titular de los datos, y se señalará la existencia de la política que desarrolla los derechos que le asisten al Titular. 

De tal manera que, tratándose del uso de datos personales que no correspondan de manera específica al desarrollo de la relación legal o contractual establecida entre Kamex International S.A.S y el Titular, sino que estén referidos al envío de información comercial o de carácter publicitario existirá el mecanismo, a través del correo oficial, el teléfono fijo o sus oficinas, que permita al Titular de los datos, de manera sencilla y expedita manifestar su voluntad de no ser contactado para dichos fines. 

3.3. IDENTIFICACION DE LAS BASES DE DATOS. 

Kamex International S.A.S ha identificado las siguientes bases de datos: 

 Clientes Actuales e Inactivos 

 Proveedores Actuales e Inactivos 

 Empleados y Ex empleados 

 Historias Clínicas de Pacientes 

 Registro de Visitantes a las Oficinas y Planta de Producción 

3.4. FINALIDAD. 

Las bases de datos de clientes y usuarios tienen como finalidad utilizar los datos para la debida prestación del servicio o del producto adquirido por el Titular con Kamex International S.A.S. En desarrollo de esa relación contractual, Kamex International S.A.S buscará informarlo acerca de las innovaciones efectuadas en sus productos y servicios, con el fin de profundizar o ampliar su portafolio actual; así como de las mejoras o cambios en sus canales de atención, y de los servicios y/o productos complementarios ofrecidos por sus entidades vinculadas. 

La base de datos de Proveedores persigue tener información actualizada, sólida y suficiente acerca de las personas que tienen la calidad de Proveedores o quisieran tenerla. 

La base de datos de empleados, busca tener actualizada la información de los funcionarios con el fin de que la relación laboral se desarrolle de manera adecuada. Igualmente, sus datos de contacto pueden ser compartidos con las entidades vinculadas al Grupo con el fin de que los empleados puedan tener acceso a los beneficios que se reportan al adquirir productos o servicios provenientes de la Empresa. 

La base de datos de Ex empleados busca tener a disposición de las autoridades, o del mismo Titular, su información durante el término establecido en la ley laboral. 

La base de Historias Clínicas, conforma el seguimiento de atención y descripción de los procedimientos realizados a los pacientes de acuerdo con las especificaciones médicas y/o adaptaciones indicadas para los artículos de prótesis y/o movilidad formulados por la entidad remitente, hace relación a su elaboración, configuración y adaptación según los parámetros establecidos por la entidad remitente, así como el seguimiento y control por su adaptabilidad. 

El registro de visitantes, busca tener el registro y control de todo aquel visitante externo a la Compañía que ingrese a la oficinas o planta de producción, allí se detallan básicamente los datos personales y procedencia del visitante, la cual sirve de soporte en caso de requerirse la comprobación de la visita realizada y motivo que la genero. 

3.5. VIGENCIA. 

Los datos se conservan de acuerdo con los principios de necesidad y racionabilidad, de caducidad y temporalidad y con lo dispuesto en las normas especiales que regulan la conservación de documentos. 

3.6. CANALES DE SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN. 

Kamex International S.A.S, establece como canales de comunicación con los Titulares: 

Correo electrónico: (para atención de consultas y reclamos). atencionalusuario@kamexinternational.com.co 

Dirección Física: Variante cajica Vereda Calahorra Variante Cajica Lote 2-Carrrera 8E No. 6-10 (para atención de consultas y reclamos). Teléfonos: 5932525. 

4.DEBERES EN CALIDAD DE RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.

4.1. DEBERES EN CALIDAD DE RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. 

Con el fin de facilitar el entendimiento respecto de en qué situaciones actúa Kamex International S.A.S como RESPONSABLE, a continuación, se define este término: 

RESPONSABLE

La Ley General lo define como la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos; ahora bien, de conformidad con la Sentencia C-748 de 2011, es “el que define los fines y medios esenciales para el tratamiento del dato, incluidos quienes fungen como fuente y Usuario”. Pudiendo poner los datos en circulación o utilizarlos de cierta manera. 

Deberes del Responsable 

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asistenen virtud de la autorización otorgada.

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz,completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todaslas novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demásmedidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado delTratamiento. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyoTratamiento esté previamente autorizado por el Titular.

Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones deseguridad y privacidad de la información del Titular.

Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.

Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra endiscusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizadoel trámite respectivo.

Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos. o Informar a la autoridad deprotección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existanriesgos en la administración de la información de los Titulares.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria yComercio.

4.2. DEBERES EN CALIDAD DE ENCARGADO DEL TRATAMIENTO. 

Con el fin de facilitar el entendimiento respecto de en qué situaciones actúa Kamex International S.A.S como ENCARGADO, a continuación se define este término 

Deberes de los Encargados 

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración,pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos, de conformidad con esteManual.

Actualizar la información reportada por el Responsable del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábilescontados a partir de su recibo.

Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presenteley.

Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” si es el caso.

Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte dela autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sidoordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

 Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 

 Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 

4.3. NIVEL DE MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADO AL TRATAMIENTO. 

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, Kamex International S.A.S, adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD: 

Kamex International S.A.S. mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos: 

a) Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los recursos protegidos. 

b) Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012. 

c) Funciones y obligaciones del personal. 

d) Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias. 

e) Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos. 

f) Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente. 

g) Medidas a adoptar cuando un soporte o documento vaya a ser transportado, desechado o reutilizado. 

h) El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del mismo. 

i) El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales.

5.PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOSTITULARES.

5.1. CONSULTAS. 

El Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, podrán formular consultas respecto al contenido de los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de la Compañía y ésta suministrará la información que posea del Titular. Para realizar la consulta se requiere: 

a.Presentar la solicitud por escrito en las oficinas de la Compañía ubicadas en Variante Cajica Lote No. 2 Vereda Calahorra y/, dirigidas al correo electrónico atencionalusuario@kamexinternational.com.cob.la solicitud deberá anexarse la copia del documento de identidad del Titular. Cuando la solicitud sea realizada por un causahabiente, apoderado y/o representante del Titular, deberá acreditar dicha calidad, de conformidad con la Ley vigente aplicable sobre la materia.c.La solicitud deberá indicar los datos del solicitante (Nombres y apellidos, número de documento, dirección, teléfono(s), correo electrónico).d.El Responsable de atender la consulta dará respuesta al solicitante siempre y cuando tuviere derecho a ello por ser el Titular del Dato Personal, su causahabiente, apoderado, representante o sea el responsable legal en el caso de menores de edad. Esta respuesta se enviará dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por la Compañía.e.En caso de que la solicitud no pueda ser atendida dentro de los diez (10) hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por la Compañía, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos de la demora y para señalarle otra fecha en la cual será respondida su consulta, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Para ello se utilizará el mismo medio o uno similar al que fue utilizado por el Titular para su comunicar su solicitud. Cualquiera que sea el medio empleado para realizar la consulta, la Compañía guardará prueba de ésta y su respuesta 

5.2. RECLAMOS. 

El Titular o sus Causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos administrada por Kamex International S.A.S debe ser sujeta de corrección, actualización o supresión, o si advierten un incumplimiento por parte de ésta o de alguno de sus encargados, podrán presentar un reclamo ante Kamex International S.A.S o el Encargado, en los siguientes términos: 

5.2.1. El reclamo se formulará ante Kamex International S.A.S o el Encargado del Tratamiento, acompañado del documento que identifique al Titular, la descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección donde desea recibir notificaciones, pudiendo ser esta física o electrónica y adjuntando los documentos que pretenda hacer valer. 

5.2.2. Si el reclamo resulta incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. 

5.2.3. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 

5.2.4. En el caso en que Kamex International S.A.S o el Encargado a quien se dirija no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 

5.2.5 Kamex International S.A.S utilizará un correo electrónico único para estos efectos de tal manera que se pueda identificar en qué momento se da traslado y la respuesta o confirmación de recibido correspondiente. Si Kamex International S.A.S no conoce la persona a quien deba trasladarlo, informará de inmediato al Titular con copia a la Superintendencia de Industria y Comercio. 

5.2.5. Una vez recibido el reclamo completo, se debe incluir en la base de datos correspondiente la leyenda 

“reclamo en trámite” y el motivo del mismo, esto debe ocurrir en un término máximo de dos (2) días hábiles. 

5.2.6. El término máximo para responder el reclamo es de 15 días hábiles, si no es posible hacerlo en este término se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que éste se atenderá, la cual no podrá exceder de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

5.3. QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO. 

El Titular, Causahabiente o apoderado deberá agotar en primer lugar este trámite de consulta o reclamo, antes de dirigirse a la SIC a formular una queja. 

5.4. PERSONA O DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS. 

La Compañía es la Responsable por el Tratamiento de la Base de Datos Personales, será la Responsable de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo relacionadas con los Datos Personales. Tramitará las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley y este Manual 

Los datos de contacto del Responsable son: 

•Dirección física: Variante Cajica Lote No. 2 Vereda Calahorra carrera 8E N 6-10•Dirección electrónica: atencionalusuario@kamexinternational.com.co•Teléfono: 5932525 Ext. . 

5.5. LEGISLACIÓN NACIONAL VIGENTE. 

Es importante reiterar que las actividades que desarrolla Kamex International S.A.S son regladas, su ejercicio está sujeto a la supervisión de la Superintendencia de Industria y Comercio. Con observancia de la Ley de Protección al Consumidor, Ley 1480 de 2011. Así mismo, en materia de administración de datos personales se aplicará la ley General 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y en lo que corresponda la ley 1266 de 2008 referida a los datos de carácter financiero y crediticios y consulta y reporte a centrales de riesgo. Y los demás que la reglamenten. 

5.6. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO. 

Esta Política rige a partir del 26 de Julio de 2015. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, de conformidad con el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en este Manual.